Prozessbeschreibung: Onboarding bis fortlaufendes Monitoring für Zukunftssicherheit
Datenaufnahme und Vorprüfung
Der Prozess beginnt mit der automatisierten Übernahme von Stammdaten aus Quellsystemen oder über standardisierte Schnittstellen. Eingehende Datensätze werden vorvalidiert auf Vollständigkeit und Format, Dubletten werden erkannt und zuvorige Prüfstände geladen. Anschließend erfolgt ein fehlertolerantes Screening gegen Sanktionslisten, PEP-Listen und unternehmenseigene Custom Lists; diese Prüfung nutzt die Match-Logik der TL Compliance Suite, um auch abweichende Schreibweisen sicher zu identifizieren. Treffer werden annotiert und priorisiert, sodass nur relevante Fälle in die fachliche Bearbeitung gelangen. Bereits an dieser Stelle wird die Grundlage für spätere Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit gelegt.
Screening, Trefferaufbereitung und erste Bewertung
Nach dem Screening durchläuft jeder potenzielle Treffer eine strukturierte Aufbereitung: ergänzende Datenquellen werden hinzugezogen, initiale Risikofaktoren werden ermittelt und der Sachverhalt wird in einer Prüfmappe zusammengefasst. Für mittel- und großunternehmen ist hier Effizienz entscheidend, daher werden standardisierte Abschlusskriterien und automatische Entlastungsregeln angewandt, um False Positives zu reduzieren. Erkenntnisse und verwendete Regeln werden versioniert protokolliert, sodass nachvollziehbar bleibt, nach welchem Regelwerk die Prüfung erfolgte.
Risikoklassifizierung und Maßnahmenplanung
Auf Basis der vorliegenden Informationen erfolgt eine risikobasierte Einstufung. Eine konfigurierbare Kundenrisikoklassifizierung ist geplant (geplant, bis Ende 2026 vorgesehen) und soll Kundentyp, Branche, geografische Risiken, Produkte sowie Screening-Ergebnisse berücksichtigen. Die Einstufung bleibt transparent: die Faktoren, die zur Einstufung führten, werden sichtbar dokumentiert und sind für Freigaben und spätere Reviews abrufbar. Aus der Risikoklasse werden konkrete Maßnahmen und Prüfpflichten abgeleitet, darunter erforderliche Dokumente, Prüfintervalle und mögliche Eskalationsstufen. Ziel ist, Aufwand und Kosten zu minimieren, indem einfache Fälle automatisiert abgeschlossen und Ressourcen für komplexe Sachverhalte reserviert werden.
Workflowgestützte CDD und Fallbearbeitung
Für Fälle mit weiterem Klärungsbedarf wird ein workflowgestützter Customer Due Diligence-Prozess gestartet; die Unterstützung für CDD-, SDD- und EDD-Prozesse ist in Entwicklung (in Entwicklung, geplant). Der Workflow steuert Checklisten, Aufgaben, Fristen und Freigabeschritte und ermöglicht eine pragmatische Zuweisung an Rollen innerhalb der Compliance-Organisation. Dokumente und Nachweise werden direkt im Case abgelegt, Kommunikationsschritte sind nachvollziehbar protokolliert, und jede Entscheidung wird revisionssicher gespeichert. Für komplexe Eigentümerstrukturen ist die strukturierte Erfassung wirtschaftlich Berechtigter vorgesehen (geplant), sodass Beteiligungen und Kontrollverhältnisse nachvollziehbar abgebildet und in die Prüfung einbezogen werden können.
Review-Zyklen, Wiedervorlagen und Monitoring
Regelmäßige Reviews werden risikobasiert geplant: Prüfintervalle sind konfigurierbar und können abhängig von Risikoklasse, Produkt oder Kundengruppe variieren. Ein Review- und Wiedervorlagenmanagement ist in Entwicklung (in Entwicklung) und soll Dashboards für anstehende Aufgaben, Fristen und offene Maßnahmen bereitstellen. Veränderungen bei Kundendaten, neue Sanktions- oder PEP-Einträge oder Änderungen bei wirtschaftlich Berechtigten sollen künftig ereignisgesteuerte Neuprüfungen auslösen (geplant). Dadurch bleibt die Risikoeinschätzung dynamisch und anpassbar, was die Zukunftssicherheit des Prozesses erhöht und teure Ad-hoc-Korrekturen reduziert.
AML-Case-Management und Eskalation
Auffällige Sachverhalte werden in einem zentralen AML-Case zusammengeführt; ein zentrales AML-Case-Management ist geplant (geplant, bis Ende 2026 vorgesehen). Innerhalb dieses Cases werden Prüfungen, Kommentare, Maßnahmenvorschläge und Freigaben koordiniert. Eskalationsregeln steuern automatische Weiterleitungen an Entscheider, Meldeschwellen werden transparent dargestellt, und jede Handlung ist mit Zeitstempel und Verantwortlichkeit versehen. Durch diese Struktur wird die Bearbeitungszeit verkürzt und die Kosten für manuelle Koordination minimiert.
Historisierung, Reporting und Systemintegration
Alle Prüfungen, Entscheidungen und Regelversionen werden revisionssicher historisiert; versionierbare Regeln und Risikomodelle sind vorgesehen (geplant). Dashboards liefern operative Übersicht über Aufgaben, Risiken und offene Maßnahmen, während standardisierte Reports die Anforderungen von Revision und Aufsicht unterstützen. Technisch ist der Prozess auf flexible Integration ausgelegt: REST-APIs, Container- oder Cloud-Bereitstellung und vorhandene Konnektoren ermöglichen eine pragmatische Einbettung in bestehende IT-Landschaften, wodurch Implementierungszeiten und Integrationskosten reduziert werden.
Betriebswirtschaftliche Vorteile und Zukunftssicherheit
Der hier beschriebene Prozess legt den Fokus auf Automatisierung dort, wo Effizienzgewinne realisierbar sind, und auf manuelle Expertise dort, wo regulatorische Umsicht erforderlich ist. Geplante Funktionen zur risikobasierten Klassifizierung, workflowgestützten CDD, strukturierten Erfassung wirtschaftlich Berechtigter sowie ereignisgesteuerten Reviews erhöhen die Anpassungsfähigkeit des Prozesses gegenüber künftigen regulatorischen Anforderungen und machen die Gesamtlösung zukunftssicherer, ohne unnötig komplex einzuführen. Kategorie: BPMN